Sala de Crisis

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NOTA:

Una sala de crisis o situación es un espacio físico o virtual para el análisis y difusión de la información para facilitar la coordinación y la toma de decisiones. La situación o crisis es definida como “la explicación de la realidad hecha en función de la actuación, interacción de fuerzas sociales dentro de un ambiente y de una realidad social y geográfica”[1]


Para el Equipo de Respuesta la sala de crisis es el centro de coordinación y de información en el terreno.

El personal que se encuentra en la sala de crisis deberá disponer del espacio para la instalación del sistema “Preparación para Desastres” (PARED).

Los datos recolectados en la sala de situación son la fuente para los reportes de situación, por lo que es importante la representación de todos los sectores de trabajo dentro de la sala.

La instalación de una sala de crisis facilita la elaboración de un diagnostico situacional que recoja información sobre cómo era la situación antes de la crisis o evento, lo que ocurre a la población en el presente y las acciones que deben ser realizadas para cambiar la situación en el futuro.

Este espacio ayuda a establecer criterios uniformes para recoger información así como para darla a conocer: comunicados, informes, boletines, así como los canales de difusión.

Objetivo

Gestionar la información Humanitaria que provenga de las Autoridad Nacionales; contrapartes humanitarias y agencias del Sistema de Naciones Unidas.

Objetivos Especificos

  • Poseer un espacio de trabajo permanente para facilitar la toma de decisiones.
  • Proporcionar las condiciones de trabajo necesarias para el UNETE u otro espacio de trabajo humanitario con las Naciones Unidas durante una emergencia y/o desastre naturales
  • Punto de Información de la Red Humanitaria

Coordinación para la apertura de una sala de crisis

El equipo responsable de la activación de la sala de crisis deberá acondicionar un espacio donde desarrollara las acciones de respuesta a la emergencia.

  • El equipo de manejo de información tendrá la tarea de la recepción de información, y procesamiento, manteniendo actualizado cuadros, matrices y mapas de situación. Deberán definir un equipo de personas para apoyar la redacción del informe de situación.
  • El equipo de manejo de información o reporting elaborará un informe de situación con los insumos que se estarán entregando

Funciones del Coordinador de la Sala de Crisis

Es el encargado del funcionamiento de la Sala de Crisis, tendrá la responsabilidad de la apertura y cierre de la sala, durante la emergencia o desastre coordinara las acciones necesarias para mantener informado al coordinador humanitario sobre las actividades del centro de operaciones del SNU.

Entre sus principales responsabilidades deberá:

  • Garantizar el cumplimiento y funcionalidad del turno
  • Asegurar que el personal cumpla con el proceso de trabajo definido en el plan inter-agencial.
  • Trabaja en coordinación con el personal de turno, con el objetivo de obtener y verificar la información procedente de las diferentes fuentes oficiales a nivel nacional.
  • Deberá trabajar en estrecha cooperación con aquellas instituciones del Estado, Organismos No Gubernamentales y Funcionarios del SNU que puedan brindar información sobre el evento.
  • Participa en la actualización de la Información, analiza y reúne la información disponible, contribuyendo en la elaboración de los Sitreps.
  • En coordinación con el administrador deberá asegurar que la sala disponga de los recursos necesarios, para la funcionalidad y operatividad de la misma.
  • Garantiza que la sala de crisis tenga toda la documentación necesaria para el registro, monitoreo y seguimiento de la emergencia y/o desastre natural.
  • El coordinador de la sala será el enlace con el Gobierno y actores humanitarios, disponiendo de la información recolectada para mantener informados a la comunidad humanitaria.
  • Establecer la periodicidad con que se recoge la información y se publica, sin que esto limite la producción de informes extraordinarios.

Para la apertura el Coordinador de la Sala de Crisis deberá proveer :

  1. Libro de Registro de la Información
  2. Rol de Turno del personal que estará trabajando en la sala durante la emergencia
  3. Lista de Contactos de las autoridades del gobierno, Equipo Humanitario de País y otros actores humanitarios.
  4. Archivo de los informes de situación diario y semanal.
  5. Informe EDAN sectorial para actualización
  6. Libro de Acta de Entrega y Recepción del Turno de Trabajo.

Funciones del Funcionario de Turno

  • Garantiza el estado de los medios dispuestos en la sala: teléfono, computadora (internet) u otro asignado, para el cumplimiento de sus funciones.
  • Realiza la entrega y recepción al Turno entrante de los medios que se encuentran en la sala, de la información procesada y la información pendiente de recolectar o verificar.
  • Anota en el Libro de Registro de la Información recolectada durante el día.-
  • Al momento de recibir el turno, anotar en el Libro de Entrega y Recepción del Servicio de Turno:
    • El estado de los equipos de trabajo como instalaciones, teléfono, internet, lámparas de mano.
    • Revisar la documentación recolectada en el día: Libro de registro de la información, rol del servicio de turno, lista de contactos, registro de reuniones (minutas), Informe de la Situación diaria.
    • Actualiza la información dispuesta en el sistema PARED (mapas, gráficos, listas de contactos)
  • Cumplir con el régimen de trabajo establecido: obtención de la información sobre la situación que está sucediendo en el territorio afectado, verificar y validar la información, registrarla y trasladarla al coordinador de la Sala.
  • Informar sobre la Evaluación de Daños y Análisis de Necesidades proporcionada por los líderes sectoriales o puntos focales del Equipo Humanitario de País, Grupo Intercluster y Grupo Temático de Manejo de Información.
  • Atender a las visitas que buscan información oficial (medios, red humanitaria).
  • Elaborar informe diario de la situación.

Funciones del Punto Focal en el Manejo de Información

  • El responsable de Manejo de Información deberá monitorear la información durante la emergencia y/o desastre natural.
  • Deberá recolectar, clasificar, dar seguimiento y trasladar la información al Coordinador de la Sala.
  • En coordinación con el funcionario de Turno apoya en la actualización del sistema PARED
  • Facilita la información disponible al oficial de turno y coordinador de la sala, estableciendo las coordinaciones necesarias con los responsables de Manejo de información sectoriales.
  • En coordinación con el Coordinador de Sala mantendrá un enlace permanente con el gobierno y otras autoridades para la gestión de la información sobre emergencia y/o desastres naturales.
  • Elaborar y mantener actualizado el directorio de los usuarios de la Sala de Situación, tanto los que aportan información como la que usan la información.
  • Contribuye en la elaboración del SITREPS, facilitando insumos recolectados durante el día

Funciones del Administrador de la Sala

  • En coordinación con el Equipo Humanitario de País y Coordinador de la Sala de Crisis deberá apoyar la apertura y cierre de la sala de situación.
  • Garantiza la operatividad de la sala, cuidando el mantenimiento de los recursos y equipos existentes.
  • Dispondrá del apoyo de IT de las agencias del SNU para mejorar la tecnología que necesite la sala de situación.
  • Asegura el material logístico para la funcionalidad de la sala
  • Administra los recursos financieros de la sala y facilita los insumos necesarios para que el personal de turno tenga las condiciones básicas para laborar.

Procesamiento, Clasificación, Análisis y Divulgación de la Información

Pasos para el procesamiento de la información:

  1. Ingreso de Información: Una vez recibida los datos, se deberá a proceder a registrarlos procurando la verificación de la siguientes criterios:
    1. Hora de ingreso
    2. Fuente de la información
    3. Sector o Cluster de donde proviene la información
    4. Tipo de evento
    5. Afectaciones
    6. Necesidades
    7. Brechas o vacíos en al respuesta
  2. Clasificación de la información: La información deberá clasificarse según los 9 sectores de trabajo (o Clusters) establecidos por la reforma humanitaria, los datos recolectados deberán identificar claramente
    1. Zonas afectadas o en riesgo inmediato
    2. Daños causados por el evento y sector de trabajo
    3. Situaciones que comprometan la vida y la salud de las personas
    4. Capacidad de respuesta del Gobierno
    5. Recursos y capacidades de la fuente
    6. Vacíos en la respuesta
    7. Si existe dudas en la información enviada, el oficial de MI deberá de regresar a la fuente de información solicitando aclaración de los puntos en controversia. Una vez verificada a información se puede pasar al proceso de análisis.
  3. Análisis de la Información: El análisis de la información es uno de los pasos mas importantes dentro del proceso de información, los datos recopilados deberán examinarse de manera que produzcan el conocimiento necesario para provocar la toma de decisión sobre la respuesta humanitaria. Para el análisis de información el equipo responsable de MI deberá simplificar la información proporcionada siguiendo los criterios sectoriales:
    1. Contexto del evento (Visión General)
    2. Comparación de la información recepcionada (Revisar fuente e indicadores)
    3. Resaltar los datos más relevantes y aproximados a la geografía nacional
    4. Ubicar los temas y datos proporcionados de acuerdo al sector de trabajo (información sectorizada)
    5. Respuesta a la emergencia del Equipo Humanitario
    6. Vacíos a cubrir (capacidad del Gobierno, equipo Humanitario y necesidades humanitarias de los afectados).
    7. Redacción de Informe con datos proporcionados (Estándar en la información)

Fases para Instalar y Establecer una Sala de Crisis

Fase 1: Inicio

Reunir un equipo técnico para la verificación inicial de la lista y la instalación de una sala de crisis. Considerar razones para la cual determinadas acciones serán o no ejecutadas. Elaborar planes para próximas fases.

Meta: Tener una sala de información operativa con recursos humanos, financieros y físicos disponibles a responder

Objetivos Específicos:

  • Tener un equipo organizado y operativo
  • Tener un espacio para instalar una Sala de Información Humanitaria (Sala de Crisis) establecida y operativa
  • Contar con un equipo con entendimiento claro sobre acciones y productos esperados y listo para actuar
  • Tener los actores humanitarios informados sobre las acciones y productos elaborados por la sala

Fase 2: Mantenimiento y Ajustes del Equipo (Acciones - Procesos)

Mantener la operatividad de la sala con reuniones con ajustes constantes, verificación de productos, procesos y servicios. Plantear indicadores para medir resultados en la próxima fase!

Meta: Tener una audiencia informada y un equipo motivado a seguir procesos claros y producir productos de información de calidad

Objetivos Específicos:

  • Productos de información entendibles para todo el equipo - creado basados en necesidades críticas
  • Relaciones con usuarios y socios establecidos y mantenida lo más satisfactorio posible
  • Servicios de información a los socios claramente establecidos
  • Oportunidades para obtener información siempre aprovechadas
  • Informe de necesidades constantemente mejorado basado en la red de información establecida por el equipo
  • Otros pedidos siempre evaluados en comparación a la lista de prioridades

Fase 3: Medición de los Resultados

Indicar al equipo que productos y servicios tienen que ser acompañados por indicadores fáciles de ser medidos, que indican la mejora de la eficiencia de las acciones por un buen manejo de la información. Plantear planes para transición y salida del equipo!

Meta: Consolidar un conjunto de productos y servicios creados que efectivamente hacen más eficiente la toma de decisión basada en el buen manejo de información.

Objetivos Especificos por Evaluar:

  • Tener creado productos que realmente ayudaron a mejorar el entendimiento de la situación humanitaria
  • Tener establecido acciones que cuando ejecutadas contribuyeron para la mejora de la toma de decisiones
  • Tener indicadores que de que productos y servicios mejoraron la eficiencia en la respuesta

Ver también

Referencias

  1. Inter-Agency Standing Committee (IASC)

Enlaces Externas

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