Manejo de Archivos

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Manejo de Archivos es una disciplina que estudia el tratamiento adecuado en las organizaciones a ciertos activos de información denominados Archivos, término que no tiene traducción correcta al Castellano.

Un Archivo es un activo de información, digital o en papel, que refleja la historia o memoria de la organización respecto a sus actividades. Ejemplos de estos activos son facturas, pedidos, documentos contables, actas, correo electrónico, etc.

Dichos activos se caracterizan por:

  • No deberían ser alterables una vez creados.
  • Existe algún tipo de exigencia legal o corporativa para que sean conservados durante un periodo mínimo de tiempo.
  • Tienen valor para la organización.

La mayoría de los archivos tienen forma de documento, en papel o en formato digital, motivo por el que esta disciplina está íntimamente asociada a la de gestión documental.

Definiciones formales

ISO proporciona la siguiente definición: "Disciplina encargada del control eficiente y sistemático de la creación, recepción, mantenimiento, uso y eliminación de records, incluyendo el proceso de captura y mantenimiento de las evidencias e informaciones acerca de actividades de negocio y transacciones en la forma de records".

Por otra parte, el Consejo Internacional de Archivos define archivo como: "un fragmento específico de información registrada que se ha generado, recopilado o recibido en la iniciación, conducción o compleción de una actividad y que aglutina suficiente contenido, contexto y estructura como para probar o evidenciar dicha actividad"

Manejo en OCHA

La Oficina para la Coordinación de Asuntos Humanitarios tiene como un tema de alta prioridad el mantenimiento de archivos completos y precisos para todas sus actividades como parte de las Naciones Unidas. Dado que una cantidad cada vez mayor de archivos se crean de manera electrónica, mientras que la tecnología de la información avanza, existe una mayoría cada vez más importante de archivos que se preserva en el formato electrónico original. El manejo de archivos en OCHA busca asegurar que los archivos se mantiene para apoyar necesidades de negocios y contabilidad hasta el momento en cuando pueden ser desechados de acuerdo a Guias de Retención y Desecho.

Enfoque

El manejo de archivos como política de OCHA es aplicable a todo personal en todo lugar.

Principios

  • Cada personal creará/capturará archivos completos y precisos de toda actividad relacionada con la oficina, con el objetivo de apoyar a la memoria institucional.
  • Todo archivo creado o capturado y retenido de acuerdo al sistema (registros de correspondencia, correos electrónicos, OCHA Online, ReliefWeb, carpetas compartidas, etc.)
  • Cada archivo debe mantener un nombre de archivo consistente.
  • Cada archivo debe ser guardado de acuerdo al Calendario de Retención de OCHA en el formato original.
  • Todo archivo vital debe ser identificado con consideracón especial para su protección, en particular con planes de recuperación en desastres.
  • Una estrategia de migración debe ser instituida para asegurar que los archivos siguen siendo accesibles en el futuro incluso a través de sistemas de software multiples. Metadatos tales como otras políticas y procedimientos TIC deben tocar este punto.
  • Después del establecimiento de una solución de archivos centrales, todo sistema existente y nuevo estará modificado/desarrollado para funcionar con esta solución.

Prácticas Generales

  • Personal responsable manejará y archivará los archivos como sea requerido
  • Todo personal agregará metadatos significativos a los documentos creados
  • Todo sistema existente y nuevo automatizará funciones relacionadas a los metadatos y archivos
  • Todo personal creará documentos índice y archivos de acuerdo a la estructura de índice preparado por OCHA
  • Personal/unidades responsables revisarán de manera regular y actualizará los apendices relevantes para mejores prácticas
  • Todo archivo seguirá los Guias de Almacenimiento y Renovación Electrónica

Marco Regulatorio

  • International Standard on Recordkeeping, ISO 15489[1]
  • ST/AI/326 – The United Nations Archives [2]
  • ST/SGB/242 – United Nations Archives and Records Management [3]
  • OCHA Metadata Standards (being finalized)

Referencias

Enlaces Externas