Guía Operacional sobre las Responsabilidades en el Manejo de Información de Líderes Sectoriales/Cluster y OCHA en el Manejo de Información

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El Guía Operacional sobre las Responsabilidades en el Manejo de Información de Líderes Sectoriales/Cluster y OCHA en el Manejo de Información es uno de una serie de guías publicados por el IASC. Los Terminos de Referencia Genéricos del IASC para Líderes Cluster/Sectoriales al Nivel País incluye un requerimiento que los líderes al nivel país aseguran un "intercambio efectivo de información (con el apoyo de OCHA)".

Objetivo

Ser utilizado al nivel país para ayudar a los Cluster Leads, OCHA y contrapartes humanitarios en asegurar que la información relevante a una emergencia humanitaria se provee a la persona correcta en el momento correcto en un formato utilizable para facilitar un entendimiento de la situación y la toma de decisiones.

También se busca que las actividades en el manejo de información apoyan a los sistemas de información y estándares nacionales, construyen capacidades locales y mantienen enlaces apropiadas con las autoridades gubernamentales, estatales y locales. Los Líderes Cluster y OCHA por ende deben buscar fortalecer, no reemplazar o disminuir, los esfuerzos nacionales incluyendo los de instituciones no miembros del Cluster o el gobierno.

Responsabilidades de manejo de información en emergencias

  • La responsabilidad en asegurar el manejo de información apropiado para una respuesta efectiva y coordinada intra-cluster cae a la Agencia Cluster Lead.
  • La responsabilidad en asegurar el manejo de información apropiado para una respuesta efectiva y coordinada inter-cluster cae a OCHA.

Responsabilidades por Cluster

  • Las agencias líder de Cluster pondrán los recursos humanos y financieros necesarios para el manejo de información. Cada Cluster nombrará un punto focal de manejo de información, quien debe tener experticia suficiente y capacidad para trabajar con diferentes contrapartes y Clusters.
  • Mientras que debe existir un solo punto focal por Cluster, las contrapartes humanitarias deben también compartir recursos para el manejo de información y sus capacidades entre y a través de los Clusters al nivel país en donde sea apropiada para promocionar la harmonización y economía de escala.
  • Los puntos focales IM deben contribuir a la coordinación inter-cluster liderado por OCHA, y apoyar los esfuerzos en mantener una coherencia y coordinación entre iniciativas intra y inter-cluster.
  • Los puntos focales IM son responsables para asegurar adherencia a normas y políticas globales y nacionales. Cluster al nivel global y OCHA pueden ser llamados por experticia, apoyo operacional, guías generales, materiales de capacitación y fondos cuando sea apropiado.
  • Los puntos focales IM trabajarán con OCHA para establecer los sistemas y procesos necesarios para intercambiar la información de manera efectiva con contrapartes de los cluster y en coordinación inter-cluster y entre clusters.
  • Los lideres Cluster son responsables para generar infromación actualizada del Cluster (e.g., listas de contacto, actas, formularios estándares, guías políticas o técnicas, datos, análisis de brechas, etc.) y compartirlo con OCHA para así apoyar el intercambios de datos inter-cluster.
  • Cuando sea necesario, los lideres Cluster son responsables para establecer una política de confidencialidad de datos y privacidad entre su Cluster, cual asegura que datos personales y sensibles son anonomizados.
  • Los lideres Cluster deben asegurar que toda la información es desagregada por edad y género cuando sea apropiado.

Responsabilidades de OCHA

  • Proveer productos de información y servicios a la comunidad humanitaria como parte de su trabajo en la coordinación en emergencias nuevas y crónicas. OCHA debe ubicar los recursos adecuados para el manejo de información, según la naturaleza y extensión de la emergencia.
  • OCHA sugerirá estándares que permiten que datos y bases de datos sean compatibles para permitir una interoperabilidad de datos.
  • Un conjunto mínimo de productos de información estandardizados serán producidos en colaboración con los Cluster y hechos disponibles a todos, incluyendo a:
    • Directorios de contacto de las contrapartes humanitarias y puntos focales IM;
    • Actas, agendas y minutas de reuniones de coordinación;
    • Base de datos 3W y productos derivados, tales como mapas;
    • Inventario de documentos sobre la situación humanitaria, i.e., reportes de situación, evaluaciones, etc.;
    • Inventario de metadatos por Cluster, incluyendo datos demográficos desagregados por edad y género;
    • Un portal común humanitario;
    • Informes de situación;
    • Manejo de la colección y distribución de la información inter-cluster;
    • Incidencia para compartir datos e informacíon entre la comunidad humanitaria tal como la adopción de estándares globales;
    • Provisión de consejos técnicos en el manejo de información a los Clusters sobre el diseño de encuestas para evaluaciones de necesidades y/o otros ejercicios de recolección de datos;
    • Acceso a actas, agendas;
    • OCHA debe intentar crear un análisis de brechas entre los Cluster estándardizado sobre la información presentado por los Clusters;
    • OCHA es responsable en el establecimiento de un Grupo de Trabajo de Manejo de Informacíon al nivel país para coordinar sus actividades en el manejo de información y apoyar Clusters en sus actividades IM, incluyendo la promoción de mejores prácticas;
    • En determinar la respuesta IM de OCHA, OCHA tomará en cuenta las organizaciones con capacidades operacionales en el manejo de información en el país con disponibilidad para apoyar la respuesta humanitaria inter-cluster durante la emergencia.

Responsabilidades del Grupo de Trabajo de Manejo de Información

  • El papel del GTMI al nivel país es construir sobre sistemas de información relevantes existentes en el país y apoyar los esfuerzos del gobierno a coordinar y harmonizar las actividades en el manejo de información de todas las contrapartes humanitarias.
  • A través del Equipo Humanitario de País el Grupo de Trabajo debe apoyar los esfuerzos en lograr un consenso sobre datos en común autoritativos desagregados por género y edad. Todas las contrapartes estarán informadas según los números y definiciones de los beneficiarios, las fronteras administrativas y las áreas operacionales.
  • El GT debe buscar ser representativo de todos los Cluster, incluyendo las autoridades nacionales.

Responsabilidades de las Contrapartes Cluster al Nivel País

  • Los representantes de Gobierno deben jugar un papel importante en asegurar que el manejo de información se hace basada en datos nacionales existentes y que los sistemas de informacíon sean sostenibles.
  • Los actores humanitarios quienes participan en el Cluster deben ser contrapartes proactivas en el intercambio de información relevante a entender la situación y la respuesta.
  • Las contrapartes de Cluster deben adherir a definiciones creadas en común e indicadores por "sector" sobre necesidades y actividades, tanto como sobre el uso de una línea base en común o datos de referencia, que están desagregados por edad y género y consideran temas de enfoque diferencial cuando esto sea apropiado.
  • Los actores humanitarios quienes participan en el Cluster como observadores deben compartir información con la comunidad humanitaria extensa.

El GTMI y Evaluaciones

  • La información pertinente a las necesidades humanitarias se recolecta a través de evaluaciones y análisis posterior. Desarrollar evaluaciones es principalmente la responsabilidad de los Clusters y organizaciones operacionales particulares. Sin embargo, los Cluster deben buscar el apoyo de un especialista en IM (entre el Cluster o OCHA) quien puede apoyar el proceso a través de:
    • Provisión de guías sobre el diseño de encuestas e implementación, incluyendo mostreo, desarrollo de instrumentos, recolección de datos, limpieza, almacenimiento, transformación, análisis y reportes (asegurando que la calidad, tipo y formato de los datos recolectados responde a las necesidades finales del usuario y aconsejando sobre datos existentes relevantes);
    • En donde ya no existen, los Cluster deben desarrollar estrategias apropiadas y herramientas para la recolección de datos, y su interpretación y verificación, con el apoyo del Cluster Lead.
    • Cuando posible, arreglos en común, complementarios o distribuidos deben ser puesto en operación por OCHA y los Cluster Lead para evitar un 'sobrediagnostico' por multiples agencias.
    • Los Cluster Lead deben coordinar y compartir esfuerzos de colección de datos y su intercambio entre el GTMI al nivel país para asegurar la harmonización de estándares de datos y evitar la duplicación de colección de datos.

El GTMI y Monitoreo

  • Cada Cluster Lead debe identificar estándares en común e indicadores para el monitoreo del progreso y efectividad en la respuesta humanitaria entre su Cluster.
  • Los estándares e indicadores deben tomar en cuenta estándares existentes globales tales como los de Proyecto Esfera, ISO, IASC u otras normas específicas al Cluster tales como estándares nacionales.
  • Luego de que los indicadores han estado acordados por cada Cluster, los mecanismos para la colección de datos contínuos y el reporte debe ser harmonizado con el Equipo Humanitario de País y OCHA. Los mecanismos deben claramente indicar: #cuáles datos se necesite; #quién recogerá los datos; #en donde ocurrirá la agregación y procesamiento de los datos; #con que frecuencia se debe actualizar los datos; #a quíen se distribuye la información

Enlaces Externos